Σημαντικά τα οφέλη από τη χρήση της ηλεκτρονικής τιμολόγησης
Ανακοινώθηκε πρόσφατα από το Υπουργείο Διοικητικής Μεταρρύθμισης και Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης η πρόθεση θεσμοθέτησης της ηλεκτρονικής τιμολόγησης μέχρι το τέλος Φεβρουαρίου, με στόχο τη σημαντική διεύρυνση της χρήσης της από τις επιχειρήσεις.
Το όφελος που εκτιμάται ότι θα προκύψει για τις επιχειρήσεις με τη χρήση ηλεκτρονικής τιμολόγησης υπερβαίνει το 1 δις ευρώ ετησίως, ενώ τα έσοδα του δημοσίου εκτιμάται ότι θα υπερβούν τα 3 δις ευρώ. Κι αυτό γιατί το ηλεκτρονικό τιμολόγιο μπορεί να είναι έως και 10 φορές φθηνότερο από το χάρτινο, ενώ μπορεί να συνεισφέρει σημαντικά στην εξάλειψη των πλαστών και εικονικών τιμολογίων που κυκλοφορούν στην αγορά.
Με βάση τα στοιχεία αυτά, η ηλεκτρονική τιμολόγηση μπορεί να αποτελέσει ένα σημαντικό εργαλείο ενίσχυσης της ανταγωνιστικότητας των επιχειρήσεων, καθώς μπορεί να απελευθερώσει σημαντικούς οικονομικούς πόρους προς άλλες πιο παραγωγικές δραστηριότητες. Επομένως, στη σημερινή δύσκολη οικονομική συγκυρία είναι ακόμη περισσότερο αναγκαία μια συστηματική και κοινή προσπάθεια της δημόσιας διοίκησης και των επιχειρήσεων για να διευρυνθεί η χρήση της.
Ως σημαντικότερα πλεονεκτήματα για τον εκδότη των ηλεκτρονικών τιμολογίων μπορούν να αναφερθούν:
•Η αυτοματοποίηση των συναλλαγών
•Η μείωση του χρόνου παράδοσης των παραστατικών
•Η μείωση των δαπανών έκδοσης και φύλαξης των τιμολογίων
•Η μείωση των δυσλειτουργιών που οφείλονται σε εμπλοκή του ανθρώπινου παράγοντα
•Η αποτελεσματικότερη διαχείριση των χρηματοροών της επιχείρησης (cash management)
Για τους παραλήπτες των ηλεκτρονικών τιμολογίων, τα σημαντικότερα πλεονεκτήματα είναι:
•Η δυνατότητα αυτόματης, σε πραγματικό χρόνο, εισαγωγής των δεδομένων στο πληροφοριακό σύστημα της επιχείρησης με ορθότητα 100%
•Η ευκολότερη επικύρωση και διασταύρωση των στοιχείων
•Η μείωση του κόστους οικονομικής διαχείρισης με δυνατότητα διασύνδεσης αυτοματοποιημένων πληρωμών
•Η ευκολότερη και με σημαντικά μειωμένο κόστος διαχείριση των αναγκών αρχειοθέτησης
Η διαδικασία για να ξεκινήσει μια επιχείρηση τη χρήση ηλεκτρονικής τιμολόγησης είναι εξαιρετικά απλή. Για να είναι έγκυρα και αποδεκτά τα τιμολόγια που διαβιβάζονται ηλεκτρονικά, πρέπει να διασφαλίζονται μόνο δύο προϋποθέσεις:
•Ο παραλήπτης του τιμολογίου να έχει συναινέσει και να έχει αποδεχθεί τη μέθοδο. Αυτό μπορεί να κατοχυρωθεί με μία κατάλληλη εμπορική σύμβαση ανάμεσα στα δύο μέρη.
•Η αποστολή και λήψη των τιμολογίων να πραγματοποιείται σε ασφαλές δικτυακό περιβάλλον με χρήση αναβαθμισμένων ηλεκτρονικών υπογραφών ή συστήματος EDI. Αυτό επιτυγχάνεται με την εγκατάσταση ειδικού λογισμικού που αναλαμβάνει:
◦τη δημιουργία για κάθε ηλεκτρονικό τιμολόγιο, μέσω των φορολογικών μηχανισμών ΕΑΦΔΣΣ, δύο ιδιαίτερων αρχείων που περιλαμβάνουν τα στοιχεία τιμολόγησης και τη ψηφιακή σήμανση εγκυρότητας τους,
◦την αποστολή των αρχείων αυτών στον παραλήπτη, είτε απευθείας είτε μέσω κεντρικής υπηρεσίας που συνήθως φιλοξενείται σε κάποιο data center και παρέχει τη δυνατότητα και για πρόσθετες λειτουργίες, όπως διαφύλαξη των αρχείων για κάποιο χρονικό διάστημα, αρχειοθέτηση, έκδοση στατιστικών αναφορών κλπ.
Για την προώθηση της ηλεκτρονικής τιμολόγησης, σχεδιάζονται και συγκεκριμένες δράσεις κρατικών ενισχύσεων μέσω του προγράμματος Ψηφιακής Σύγκλισης, έτσι ώστε η μετάβαση στο νέο σύστημα για τις επιχειρήσεις που θα το υιοθετήσουν να γίνει όσο το δυνατόν πιο ομαλά και χωρίς πρόσθετες οικονομικές επιβαρύνσεις.